В епохата на текстови съобщения и незабавни онлайн съобщения, изкуството на телефонната комуникация понякога изглежда така, сякаш става на пътя. Телефонната комуникация може да бъде случайна, между приятели или по-формална част от бизнеса. Ефективната телефонна комуникация започва преди да вземете телефона. Мислейки за какво послание ви е необходимо или искате да предадете, как предлагате да получите информацията си и как да слушате добре са част от ефективната телефонна комуникация.
Намерете някои тихи
Комуникацията по телефона е много по-ефективна, когато и двете страни могат да се чуят ясно, без фонов шум. Планирайте да се обадите, независимо дали става дума за работа или просто за да наваксате стар приятел, в момент, в който не сте задължени да посещавате друг бизнес. Ако приемате входящо обаждане, опитайте се да намерите спокойно място в дома си, където вашият повикващ няма да се състезава с останалата част от вашето семейство. Смущаващите шумове, като телевизията, шосейният трафик и нуждаещите се деца, могат да повлияят както на слушането, така и на комуникативните ви умения, което ви затруднява да ръководите бизнеса си с вашия телефонен разговор.
Изберете вашите думи
Вашият език играе важна роля за развитието на ефективни комуникационни умения. Да бъдеш учтив винаги се очаква, когато говориш по телефона, но мислейки си за думите си, преди да се обадиш, може да ти помогне да очертаеш ясно думите си, както и да дадеш на човека от другия край на линията добро впечатление. Изписването на сценария на главните точки, които искате да покриете, в допълнение към имената на хората, с които трябва да говорите, може да ви помогне да се задържите на път, според щатското министерство на труда в Айдахо. Опитайте се да използвате неутрален език, за да смекчите отрицателните отговори, така че човекът, за когото говорите, да продължи да слуша. Отделът за държавна информационна технология в Южна Каролина предлага фрази като "Предлагам" или "Аз препоръчвам", вместо "трябва" или "трябва". Често, когато повикващият не чува какво иска или очаква да чуе на линията, той спира да слуша и комуникацията ви е спряла ефективно.
Облечи частта
Може да откриете, че по-добре комуникирате по телефона, когато седите направо, облечени в дрехи, подходящи за задачата, и по друг начин се държат по професионален начин. Говоренето, докато се разпръсквате на дивана, може да заглуши гласа ви и да затрудни слуха на човека, за когото говорите. Ако използвате телефона за професионални цели, практикувайте отговор на въпроси, като използвате партньор или касетофон, за да получите обратна връзка относно тона на гласа си, както и обема си на говорене.
Слушайте напълно
Комуникацията означава слушане, както и говорене. Слушайте внимателно, без да отрежете телефонния си кореспондент. Потвърдете коментар от време на време, така че вашият повикващ да знае, че слушате, и не само сте я настроили. Но не коментирайте толкова често, че изглежда, че просто вмъквате същите фрази - "Виждам", "Право", "ОК" са няколко примера - без да слушате. Имате готов бележник и писалка, за да можете да запишете всякаква полезна информация и да я повторите на другия, ако някой от вас се нуждае от изясняване.
